Cada procedimiento administrativo de una empresa es importante, en la gestión de registro o archivo, la destrucción de papel es tan substancial como el correcto almacenamiento y orden de los documentos. Sin embargo hay una diferencia entre ambas tareas, la primera es desarrollada plenamente por personal calificado de la empresa que tiene acceso a la información allí contenida, mientras que eliminar los datos, por lo general, es tarea de un proveedor o tercero que no tiene acceso al contenido de los papeles.
Otra diferencia notable es que tener un archivo desordenado o una mala gestión administrativa en cuanto a la organización documental puede afectar en el tiempo y optimización de actividades internas o externas como una auditoría, pero en términos legales no hay conflictos, sin embargo, no hacer de forma oportuna la destrucción puede ocasionar medidas sancionatorias aplicadas por la LOPD.
¿Cómo elegir al proveedor adecuado?
1.- Debe ofrecer garantías: la eliminación ha de ser irreversible, no basta con hacer una simple limpieza al ordenador y triturar unas carpetas, sobre todo a nivel digital se debe ser exhaustivo, ya que hay muchos medios para recuperar los datos y pueden ser usados de forma maliciosa.
2.- Control de la documentación sensible: alguna información es más delicada que otra, y como profesionales deben ser realmente precavidos con el sistema y procedimiento a aplicar en ciertos archivos.
3.- Rapidez: debe ser un proceso que no conlleve mucho tiempo para evitar la extracción ilícita de datos privados.
4.- Centralización y unificación: es un beneficio adicional para garantizar el trabajo en un solo sitio, sin mayor movilidad de los documentos y optimizando el rendimiento general del servicio.
5.- Asesoría: es necesario que cuenten con expertos en la normativa aplicable (LOPD) y que conozcan el tipo de documento que van a eliminar, sin la necesidad de conocer los detalles del mismo, de manera que puedan estar en plena facultad de asesorar a sus clientes.
6.- Cumplir con las normas ISO 27001: las cuales hacen referencia a la seguridad de la información incluyendo el manejo de documentos previo a su destrucción.
